Grip houden op ontwikkeling van het onderwijs.
De Faculteit der Geesteswetenschappen (FGW) wilde een applicatie aanbesteden voor onderwijsvoorbereiding, met als aanleiding de hoge werkdruk die medewerkers ervaren rond de onderwijslogistieke processen. De analyse van deze processen is opgenomen in een adviesrapport, dat heeft geleid tot het besluit om het proces van onderwijsvoorbereiding te verbeteren. Een belangrijk onderdeel van deze verbeterslag is het aanschaffen en implementeren van software om de onderwijsvoorbereiding te ondersteunen.
“De doelstelling van dit project is om te beschikken over een systeem dat de integrale ondersteuning biedt bij het proces van de onderwijsvoorbereiding, (…) opdat alle stakeholders overzicht en inzicht hebben in de status van het proces van onderwijsvoorbereiding.”
In maart 2019 is een businesscase opgesteld waarbij drie scenario’s zijn onderzocht: 1) alleen procesafspraken en geen nieuw systeem, 2) zelfbouw en 3) aanschaf van een bestaande applicatie. Gekozen is voor aanschaf van een bestaande appicatie. Universiteit Leiden heeft Durieux BV gevraagd de aanbesteding te begeleiden.
Aanbesteden, niet uitbesteden.
Wanneer externe expertise wordt ingezet, bestaat het gevaar dat de aanbesteding niet meer de behoefte van de organisatie representeert. Samen met de universiteite hebben we een projectteam samengesteld, dat goed aansluit bij ons idee van het team voor deze aanbesteding. Dirk Jan, als projectleider was verantwoordelijk voor het beoogde resultaat: het aanschaffen van het systeem dat het beste past bij de wensen en behoefte van de organisatie. Hij werd daarbij geholpen door Anne van Velden. Bij Durieux bv gaan we graag af op de kennis en ervaring van de interne projectmedewerkers, die de gebruikte processen en systemen als geen ander kennen. Daarnaast is een nauwe samenwerking met de inkoopafdeling van groot belang voor een succesvolle aanbesteding, deze taak werd ingevuld door hoofd inkoop en een sr. inkoopadviseur. Voor publicatie is een juridische check op de aanbestedingsdocumenten van wezenlijk belang.
In een strak geregisseerd traject van drie maanden zijn de aanbestedingsdocumenten opgesteld. De aanbesteding vond plaats in 2020, Vorsen met applicatie AscMe won de aanbesteding.
Meer weten over deze case?
Vraag het Dirk Jan
Neem contact op via onderstaand formulier.
