In een ander bericht publiceerden we de eerste vijf tips in een serie van tien, die samen hebben bijgedragen aan het succes van het project Optimale Onderwijsplanning I, dat in mei 2017 is afgerond aan de Vrije Universiteit van Amsterdam. Nu het vervolg.
Wat waren ook al weer de eerste 5 tips? 1. Kom van buiten 2. Stap naar binnen 3. Verzamel experts 4. Focus op resultaat 5. Ga grondig te werk
6. Maak samenhang zichtbaar
In de keten van onderwijsplanning zitten veel afhankelijkheden die voor de verschillende deelnemende partijen niet altijd inzichtelijk zijn. Dit resulteert in een eilandcultuur waarin vooral beperkte eigen belangen voorop gesteld worden. Door te beschrijven en visualiseren hoe verschillende processtappen met elkaar samenhangen, ontstaat een breder begrip van de werkprocessen en daarmee ook een breder begrip voor elkaar en voor eventuele noodzakelijke wijzigingen. Als de invloed van deelprocessen op het eindresultaat zichtbaar wordt gemaakt, kan men zich onderdeel gaan voelen van een groter geheel waarbij het eindresultaat – uitstekende roosters en tevreden studenten – een gezamenlijk succes wordt.
7. Overtuig door data
Verzamel wandelgangverhalen en onderbuikgevoelens als indicatoren van eventuele knelpunten maar onderzoek altijd op basis van meetbare gegevens waar de werkelijke kink in de kabel zit. Met regelmaat blijkt een vermeend knelpunt in de praktijk erg mee te vallen en spelen de grootste problemen zich buiten het blikveld af. Probeer daarom altijd essentiële meetindicatoren in kaart te brengen om grip te krijgen op processen. Dit stelt niet alleen in staat tot onderbouwen van het probleem, maar ook tot het meten van – en sturen op verbetering.
8. Neem iedereen mee en bereik consensus
Consensus over het probleem is vaak de helft van de oplossing. Het is daarom belangrijk om te beginnen met een gedegen inventarisatie van alle knelpunten in een proces. Door alle betrokken partijen persoonlijk te spreken, wordt de benodigde kennis opgehaald en ontstaat in organisatie zowel betrokkenheid bij de problematiek als draagvlak voor het oplossen ervan. Stel een document samen waarin de verkenning van het proces en alle knelpunten helder en puntsgewijs worden weergegeven, zowel in tekst als in beeld, en zorg voor consensus over de inhoud ervan. Deze verkenning, het zogenaamde probleemdocument, vormt vervolgens een breed gedragen uitgangspunt voor de oplossing.
9. Knip op in delen
Een verbeterproces is vaak complex en de problemen die spelen hebben veelal een lange geschiedenis. Het komt daarom regelmatig voor dat ingewikkelde voorbeelden naar voren komen die het gesprek over verbetermogelijkheden vertroebelen en vertragen. Dit kan worden voorkomen door steeds deelvragen te laten beantwoorden in plaats van het gehele vraagstuk in één keer en zo de discussie te voeren in kleine afgebakende delen. Relevante punten die niet direct van toepassing zijn op het te bespreken onderdeel worden genoteerd en opgepakt bij het volgende onderwerp, waardoor bijdragen niet verloren gaan. Ook als er bij voorbaat weerstand bestaat tegen het vormgeven van nieuwe processen is het makkelijker om mensen in kleine stappen mee te laten denken. Niet zelden worden tijdens het ontwerpproces waardevolle ideeën ingebracht die maken dat een verandering waar initieel weerstand tegen was, uiteindelijk breed gedragen wordt.
10. Bestendig het resultaat
Ten slotte is het belangrijk om te zorgen dat procesverbeteringen stevig verankerd worden in het dagelijkse werkproces. Zorg er daarom voor dat resultaten overdraagbaar zijn, vastgesteld worden door relevante gremia, breed gecommuniceerd worden en overgedragen worden aan de lijn. Hierbij is het wenselijk dat het projectteam bij in ieder geval de eerste ‘ronde’ van een nieuw proces nog aan de zijlijn staat. Zo kunnen details eventueel verder uitgewerkt worden in bijvoorbeeld werkbeschrijvingen en wordt geborgd dat nieuwe principes geïnternaliseerd worden door de lijn.
Optimale Onderwijsplanning
Resultaten van het project Optimale Onderwijsplanning I waren onder andere: een betere samenwerking van het gecentraliseerde team Onderwijsplanners, de uitrol van een nieuw digitaal systeem voor het uitvragen van roostergegevens, het ontwikkelen van facultaire grafieken waarop de prestaties van het proces van onderwijsplanning af te lezen zijn (dashboards) en een nieuwe ketenplanning, waarin afspraken en onderlinge afhankelijkheden binnen het proces van onderwijsplanning gevisualiseerd en vastgelegd zijn.
Over de auteurs:
Anne van Velden is procesanalist, haar passie is het oplossen van knelpunten door het structureren van complexe processen.
Dirk Jan Durieux is Projectmanager en interim manager. Zijn passie is het verbeteren van onderwijsinstellingen door betere teamprestaties, systeembenutting en processen.
