Een nieuwe manier van roostersinformatie ophalen
Hoe ging dat vroeger? Het uitvragen van roostergegevens nadat curriculum is vastgesteld? Dat varieerde van excelsheets waar het hele rooster tot in detail was uitgewerkt (‘wil je er nog even wat lokalen bij zetten”?) tot een terloopse opmerking bij het koffiezetautomaat (‘graag economie op de dinsdagmiddagen’). Roosteraars bedachten daarop complexe invulformats waar arme docenten tot in de late avonduren op ploeterden.
Er moest tijdig aangeleverd worden zodat de roosteraars aan de slag konden, maar de docent laat zich moeilijk vangen voor deadlines van ondersteunend personeel. Te late roosterinformatie leidt in de regel tot belabberde roosters, maar tussen oorzaak en gevolg zat vaak enkele maanden en alleen de roosteraars wisten nog van de oorzaak af.
De roosteraar werkte zich doorgaans het ongans om het rooster op tijd af te krijgen. De vakgroep bedacht dat ze het toch helemaal anders gingen doen. Kleinere groepen en meer aandacht voor de student. Of grotere groepen omdat de financiële broekriem aangetrokken moest. Of plotseling opdagende gastdocenten of een Engelstalige variant enzovoorts. Met de finish in zicht, mocht de roosteraar weer van voor af aan beginnen. Want het loket “roostergegevens aanleveren” was 24/7 uur open.
Bij de VU Amsterdam zijn we in 2016 gestart met een project om (o.a.) dit te verbeteren. Dat heeft een jaar later geleid tot de VU-brede ingebruikname van een uitvraagsysteem voor roosterinformatie. Gebouwd tegen het systeem van curriculumontwikkeling aan. Alle vakken die het aankomende semester worden aangeboden, zijn daarin opgenomen. Aan elk vak is een vakcoördinator gekoppeld die de verantwoordelijkheid heeft om roosterinformatie aan te leveren. Dat doen zij door middel van webapplicatie waar zij per vak informatie opgeven. Een wizard helpt de vakcoordinator bij het invullen. En om eerlijk te zijn: het werkt fantastisch!
Drie evidente voordelen
- de wizard helpt bij het compleet en correct invullen van de benodigde gegevens (dus minder heen en weer gecommuniceer en meer tijd voor puzzelen)
- informatie van vorig jaar is beschikbaar, verandert er niets dan wordt het invullen ‘secondenwerk’
- het systeem houdt precies bij die is begonnen met invoeren, wie nog niet én wie klaar is en wie nog niet…in dashboard style. (zie figuur)
Vooral die laatste feature heeft eraan bijdragen dat er in de organisatie meer bewustwording is ontstaan voor het nut van het (volledig en tijdig) aanleveren van roosterinformatie. Want in de logistieke keten is iedereen van elkaar afhankelijk. En mooie roosters ontstaan door beter gelegde puzzels. En dat kost nu eenmaal tijd.
