Hoe faciliteer je
een enorme studentengroei?

Helaas is het bovengeschetste beeld voor veel studenten in Nederland een herkenbare realiteit. De ongekende studentengroei is geen geheim in het hoger onderwijs. Al in 2012 [1] luidde de VSNU de noodklok door in hun trendrapport voor 2010-2020 pal op nummer één de volgende maatregel te zetten: capaciteitsregulering en de juiste student op de juiste plaats. Universiteiten werkte deze maatregel uit door decentraal te selecteren, het bsa aan te scherpen en matchingsactiviteiten te organiseren, zoals studiekeuzegesprekken, onlinevragenlijsten en assessments. Alles werd ingericht om ervoor te zorgen dat de groei zo goed mogelijk in toom werd gehouden.

Spelregels

De spelregels die worden meegegeven vanuit de Rijksoverheid maken de strijd om een stoeltje overigens niet veel makkelijker. De European University Association zet de Nederlandse universiteiten op plek 22 van 28 [2] als het gaat om de academische autonomie, in een internationaal vergelijkend onderzoek. Anders dan instellingen in het buitenland kunnen we in Nederland maar lastig selecteren aan de poort, mogen we de capaciteit (instroom) niet zelf reguleren en zijn we onderworpen aan een stringent regime bij de introductie van nieuwe opleidingen.

Wat kun je als universiteit doen om de studentengroei bij te benen?

Die vraag werd aan Durieux gesteld. Als antwoord gaven we een zeer uitgebreid rapport, waarin we meer dan 20 oplossingsrichtingen aanreikten. Per richting hebben we de precieze voor- en nadelen onderzocht, keken we naar het huidige proces en onderbouwden we waar het kon onze bevindingen met data analyse. Er blijken er drie knoppen te zijn waar een universiteit aan kan draaien in reactie op het capaciteitstekort:

A. het optimaal gebruiken van de huidige zalen, B. extra zaalcapaciteit en C. minder activiteiten op de campus.

Knop A: Optimaal gebruik maken van het huidige aantal zalen

Deze eerste richting gaat ervan uit dat het huidige zalenarsenaal niet optimaal wordt ingezet, op zowel zaal- als op stoelniveau. In de praktijk komen we vaak tegen dat universiteiten een suboptimaal rooster gebruiken. De oplossingsrichtingen in categorie A zijn onderverdeeld in bezetting (A1) en benutting (A2).

Knop A1: Bezetting

Bezetting gaat uit van oplossingen die bijdragen aan optimaal gebruik van de zalen.

Het inkorten van de onderwijsblokken en inzet van 5^e blok overdag

Hierbij maak je tijd vrij in het rooster voor een extra blok. Elke les wordt een klein beetje korter, maar aan het einde van de dag zijn die kleine beetjes bij elkaar voldoende voor een extra lesblok, om zo van bijvoorbeeld 4 blokken naar 5 blokken overdag te gaan. Dit zorgt er direct voor dat er 25% extra capaciteit beschikbaar komt in het rooster.

Inzetten op onderwijs aan de randen van de dag en de week

Dit betekent les in de avond en (tentamens) op zaterdagen. Als universiteiten in capaciteitsnood verkeren en niet kiezen voor een andere oplossing, is dit vaak de richting waar de onderwijsplanner zich gedwongen naar toe moet bewegen. Hoewel deze oplossing ontzettend veel opbrengt en het vanuit juridisch oogpunt mogelijk is (de CAO en Arbeidstijdenwet staan het toe), wordt deze als impopulair ervaren. Niet alleen de docenten studenten zijn minder gecharmeerd van deze oplossing, maar ook het facilitaire bedrijf moet zich aanpassen. Het gaat bijvoorbeeld om AVC- en IT-ondersteuning, logistiek, beveiliging, schoonmaak en horeca/automaten. Uitbreiding naar de avonden en zaterdag brengt dan ook extra kosten met zich mee.

Vasthouden aan bloktijden

Je kunt kijken naar het inkorten van de onderwijsblokken of het vergroten van de roosterbare tijd. Deze twee oplossingen kunnen beide alleen effectief opereren als er in de eerste plaats voldoende wordt vastgehouden aan de gestelde bloktijden. Dit figuur geeft aan hoe er verlies in onderwijstijd kan ontstaan als de bloktijden niet strak gehanteerd worden:

Monitoring van werkelijk zaalgebruik kan een mitigerende maatregel zijn om dit te helpen voorkomen. Verder kan er worden nagedacht over strenger beleid om dit probleem aan te pakken.

Gelijkmatige verdeling van het onderwijs

De te behalen winst zit niet alleen in de bloktijden, maar ook in het omgaan met piekmomenten. Deze piekmomenten in drukte verschijnen door de week en gedurende het jaar. Zo zal het niet onbekend zijn dat hoorcolleges vaak aan het begin van de week worden gepland en werkcolleges aan het einde. Als dit stramien wordt doorbroken, kan er respectievelijk 16-28% en 9-21% aan capaciteit worden gewonnen volgens onze data-analyse.

Vermindering van de aanvraagcomplexiteit

Een minder voor de hand liggende oplossingsrichting is het verminderen van de aanvraagcomplexiteit. Een veelvoud aan keuzemogelijkheden en voorwaarden maakt het rooster ingewikkeld en zorgt voor beperkende factoren bij het toewijzen van zalen en tijden. Hierbij valt te denken aan overlappende vakken en samengestelde lessen. Deze oplossingsrichting voorziet in het opstellen van voorwaarden die de aanvraagcomplexiteit verminderen. Een voorbeeld van een voorwaarde is het maximumaantal keuzevakken dat mag overlappen.

Verruimen van de docentbeschikbaarheid

De laatste richting binnen deze categorie gaat over het verruimen van de docentbeschikbaarheid. In onze ervaring een gevoelig onderwerp, maar ook één waar soms snel winst te behalen is. Zo zien we dat er lang niet altijd adequaat wordt gecontroleerd of de tijd die een docent aangeeft beschikbaar te zijn, overeenkomt met wat het zou moeten zijn gezien de betreffende aanstelling. Zo gebeurt het dat een percentage van de docenten zijn/haar beschikbaarheid niet (tot 20%) of niet volledig invult (tot 38%, totaal dus 58%) of een te lage beschikbaarheid aangeeft ten opzichte van wat er is afgesproken. Dit geeft onnodige complexiteit in het rooster.

Knop A2: Benutting

Benutting gaat uit van oplossingen die bijdragen aan optimaal gebruik van de capaciteit van de zalen.

Minder fantoomstudenten

De eerste paar weken van het semester zijn veel drukker dan de overige weken. Dit komt mede door fantoomstudenten: die wel ingeschreven staan voor een vak, maar die halverwege afhaken of helemaal niet deelnemen. Deze studenten doen aan ‘vakproeven’, waarin ze de eerste les komen kijken of ze dit vak wel willen volgen of niet. Ze vinden de informatie over de vakken die ze kunnen kiezen te beperkt, en er zijn geen consequenties verbonden aan intekenen zonder het vak te volgen. Studenten zijn zich niet bewust van de gevolgen (en kosten) hiervan voor de organisatie. Deze maatregel voorziet in het opstellen van voorwaarden voor het intekenen op onderwijs. Verschillende universiteiten zoals de UU of WUR kennen al langer een dergelijke regeling.

Zaalgrootte wordt groepsgrootte

Er kan ook worden gekeken naar hoe de zaal- en groepsgrootte op elkaar kunnen worden afgestemd. In het roosterproces wordt een match gezocht tussen de aangevraagde groepsgrootte en de beschikbare zaalgrootte. Een docent wil een groepsgrootte van 32, de onderwijsplanners zoeken een zaal van (minimaal) 32 stoelen. In de praktijk wijkt de zaalgrootte bijna altijd af van de gevraagde groepsgrootte. Hierdoor ontstaan al vanaf het begin onbenutte stoelen. Deze maatregel voorziet een wijziging in het beleid waarbij de zaalgrootte leidend is voor de groepsgrootte, niet andersom.

Overboeken van colleges

Als men toch de studenten in de gelegenheid wil stellen om te kunnen ‘vakproeven’, dan kan het bewust overboeken van colleges mogelijk een uitkomst bieden. In deze uitwerking is er kans dat niet alle studenten in de eerste paar weken een stoeltje hebben, maar dit weegt op tegen het feit dat ze in de rest van het semester wel een plek hebben, die niet in de avond of in het weekend valt.

Timeslotmodel

Een bekende en impactvolle oplossing voor efficiënte benutting is het timeslotmodel. Wanneer er wordt geroosterd conform het timeslotmodel wordt de week verdeeld in tijdvakken (timeslots) die bij elkaar horen en waarbinnen een vak geroosterd dient te worden. Universiteiten die conform dit model hun onderwijs roosteren, verdelen de week vaak in vier of vijf timeslots. Een bijkomend voordeel van het roosteren op deze manier is dat het voor studenten makkelijker wordt om te kiezen uit vakken, omdat hij in één oogopslag kan zien of het wel of niet in zijn rooster zou passen. Deze oplossingsrichting combineert overigens eerdergenoemde richtingen, zoals het verminderen van de aanvraagcomplexiteit en het vasthouden van bloktijden.

Extra Onderwijsplanners en/of IT-medewerkers

Als er extra onderwijsplanners worden ingezet, wordt de puzzelcapaciteit verhoogd. Met meer puzzelcapaciteit kan er een beter rooster met minder gaten worden geleverd. Hetzelfde gaat op voor het aannemen van meer IT-medewerkers voor de ondersteuning van digitale tentamens. Zo zien we regelmatig dat deze staf onderbezet is, waardoor er minder toetsmomenten kunnen plaatsvinden dan optimaal zou zijn.

Knop B: Extra zaalcapaciteit

De tweede knop waar aan gedraaid kan worden ligt voor de hand, maar is daardoor niet minder efficiënt. Uitbereiding van het zalenaanbod is de meest basale manier om meer capaciteit te genereren.

Nieuwe onderwijsruimtes

Het zalenaanbod kan simpelweg worden uitbereid door nieuwe ruimtes te verkrijgen. Denkbare opties voor het creëren van extra ruimte zijn het inzetten van vrij te komen ruimtes op de campus, het realiseren van nieuwbouw, het huren van externe ruimte of het plaatsen van tijdelijke onderwijsruimtes. Toch zien we dat deze oplossingsrichting vaak wordt vermeden. Campusgrond is nu eenmaal een dure aangelegenheid en er wordt vaak de voorkeur aan gegeven om eerst andere middelen in te zetten.

Bestaande ruimtes aanpassen

Een ander middel kan het aanpassen van de bestaande ruimtes op de campus zijn. Ruimtes zijn niet altijd geschikt of worden weinig gebruikt wegens ontoereikende voorzieningen. Uit evaluaties en gesprekken met docenten komen vrij uiteenlopende zaken naar voren, maar de meest genoemde wensen zijn als volgt samen te vatten: 1) creër meer stopcontacten, 2) plaats flexibel meubilair, zodat meerdere opstellingen gehanteerd kunnen worden, 3) plaats meer microfoons en geluidsinstallaties, ook in middelgrote zalen, 4) verbeter de zichtbaarheid van het schrijfbord.

Minder niet-eerstelijns onderwijs

Een creatieve oplossing is het reduceren van niet-eerstelijns onderwijs. Denk aan samenwerkingspartners met andere universiteiten, seminars of levenlang leren onderwijs. Het aanbrengen van een prioritering van dit soort activiteiten kan winst opleveren. Omdat het niet-eerstelijns onderwijs financiële opbrengsten kent en vaak past bij de groeiambities van een instelling, wordt deze maatregel niet vaak toegepast.

Knop C: Minder activiteiten op campus

De derde manier waarop de studentengroei kan worden gefaciliteerd is het reduceren van fysiek onderwijs op de campus. Minder onderwijsactiviteiten op de campus betekent minder behoefte aan zaalcapaciteit.

Meer mogelijkheden voor blended leaning

Zoals veel mensen uit het bedrijfsleven post-corona niet geheel terug naar kantoor willen keren, geldt eenzelfde beweging ook in het hoger onderwijs. Men wil gebruik blijven maken van de (digitale) onderwijsinnovaties die tijdens de pandemie in een stroomversnelling zijn gekomen. Hybride en blended onderwijs bieden nieuwe mogelijkheden voor het vormgeven van onderwijsactiviteiten. Uit onze analyse blijkt dat blended learning niet per definitie veel ruimte oplevert. Dit heeft een aantal redenen. Het gebeurt bijvoorbeeld dat docenten de gewonnen tijd door het inzetten van digitale kennisclips als extra uren inzetten voor werkgroepen. Dit verschuift het probleem, doordat er meer concurrentie op de werkgroepzalen komt te liggen. Ook gaat blended onderwijs uit van minder studenten per activiteit. Dit betekent een leegloop van grote zalen, maar een toenemende druk op werkgroepzalen. Bovendien is er bij een mix van fysiek en online onderwijs op de campus ook ruimte nodig waar studenten zelfstandig een online college kunnen volgen.

Maximum aantal contacturen

Volgens het rapport van de Jonge Akademie kent Nederland veel onderwijstijd [3]. Vanuit de minister kennen we zelfs een minimaal aantal contacturen. Een maximum aantal contacturen is echter en stuk minder bekend, maar zeker niet minder gek. Op deze manier kun je lessen beheersbaar houden en als onderwijsplanner levert dat veel voordelen op, wat zich vertaalt in een beter rooster.

Studentenstop: numerus fixus

Een harde maatregel is het invoeren van een studentenstop (numerus fixus). Hoewel deze richting direct de krapte oplost, kleven er ook nadelen aan. Een numerus fixus geldt voor een opleiding, niet voor de universiteit als geheel. Het is de vraag of het gewenst is dat sommige opleidingen een numerus fixus wordt opgelegd, omdat de universiteit als geheel te weinig ruimte heeft om al het onderwijs te faciliteren.

Buiten de campus of online toetsen

De laatste oplossingsrichting uit ons rapport buigt zich specifiek over tentamenkrapte. Om dit probleem op te lossen kan worden gedacht aan het online toetsen (alle schriftelijke tentamens moeten online kunnen worden gegeven) of het toetsen buiten de campus. Deze richting kent elementen uit de richtingen ‘online onderwijs’ en ‘nieuwe ruimtes verkrijgen’.

Ben je nieuwsgierig naar hoe deze knoppen impact kunnen hebben op jouw universiteit? We denken graag met je mee!