Het geheime ingrediënt
Wat is het geheime ingrediënt van een succesvol verbetertraject? Daar is al veel over geschreven en toch voegen wij er graag nog wat aan toe, dit keer specifiek in de context van het verbeteren van onderwijsplanning. We doen dit naar aanleiding van het Project Optimale Onderwijsplanning I (zie hieronder), dat in mei 2017 succesvol is afgerond aan de Vrije Universiteit van Amsterdam. Hieronder hebben we de factoren die volgens ons hebben bijgedragen aan dat succes, samengevat in tien tips: vijf om mee te beginnen en vijf om nog naar uit te kijken.
Optimale Onderwijsplanning
Resultaten van het project Optimale Onderwijsplanning I waren onder andere: een betere samenwerking van het gecentraliseerde team Onderwijsplanners, de uitrol van een nieuw digitaal systeem voor het uitvragen van roostergegevens, het ontwikkelen van facultaire grafieken waarop de prestaties van het proces van onderwijsplanning af te lezen zijn (dashboards) en een nieuwe ketenplanning, waarin afspraken en onderlinge afhankelijkheden binnen het proces van onderwijsplanning gevisualiseerd en vastgelegd zijn.
Tip 1. Kom van buiten
De keten van onderwijsplanning bestaat uit een aaneenschakeling van specialistische processen die onderling samenhangen en elkaar beïnvloeden. Het verbeteren van deze processen vraagt om brede specialistische kennis die zelden in één persoon te vinden is. Gelukkig is dat ook helemaal niet nodig, deze benodigde kennis is namelijk aanwezig in de organisatie. De kunst is dan ook het verzamelen, structuren en analyseren ervan. Als de tussentijdse resultaten steeds getoetst worden aan de organisatie, hoeft het projectteam initieel dan ook niet te beschikken over inhoudelijke kennis van het te verbeteren proces. Voor een team dat van buiten komt is het makkelijker om met een holistische en objectieve blik naar bestaande processen te kijken en er bestaan geen persoonlijke belangen die voortkomen uit het arbeidsverleden. Bovendien wordt men niet gestoord door dagelijkse lijnwerkzaamheden, waarmee volledige toewijding aan de verbetering van het proces, ten dienste van de gehele keten, geborgd is.
Tip 2. Stap naar binnen
Bovenstaand pleidooi voor een projectteam dat van buitenaf komt, is pas compleet met een belangrijke aanvulling: een sterke verbinding met de organisatie is noodzakelijk. Om de juiste informatie op te kunnen halen en om tussentijdse resultaten steeds te kunnen toetsen aan de organisatie is een stevig intern netwerk nodig. Ook om de stap te zetten van advies naar implementatie is het essentieel om van binnenuit te werken: de slagingskans van een procesverandering die van binnenuit is opgestart is groter dan een wijziging die extern is opgelegd. Het team moet daarom fysiek aanwezig zijn binnen de organisatie, zakelijke en sociale contacten leggen en minimaal zijdelings betrokken zijn bij lijnwerkzaamheden in de procesketen.
Tip 3. Verzamel experts
Een effectief projectteam bestaat uit specialisten die elkaar aanvullen en samen snel kunnen schakelen. De volgende expertises zijn in ieder geval nodig: a) helicopterview, sturing en executievermogen; b) het toegankelijk beschrijven en visualiseren van processen, knelpunten, beleids- en werkafspraken; c) data analyse met een pioniersmentaliteit. Daarnaast is het van belang dat de teamleden resultaatgericht, analytisch, communicatief en zelfstandig zijn, goed verbanden kunnen leggen. Ook ervaring met projectmatig en outputgericht werken is een vereiste.
Tip 4. Focus op resultaat
Maak een degelijk plan op hoofdlijnen waarbij de focus ligt op het eindresultaat en niet op de tussentijdse planning. Een op scrum geïnspireerde werkwijze, waarbij steeds op basis van tussenresultaten wordt gekeken naar de beste volgende stap, maakt dat er optimaal ingespeeld kan worden op onvoorziene argumenten, besluitvormingsprocessen en weerstand. Dit komt de kwaliteit van het eindresultaat ten goede. De agenda’s van de diverse beslisorganen kunnen goed gebruikt worden als mogelijke deadlines, deze zijn intern intrinsiek geaccepteerd en maken het mogelijk om als het ware met de organisatie mee te bewegen. Om verdwalen op zijpaden te voorkomen blijft het eindresultaat bij elke tussenstap de toetssteen.
Tip 5. Ga grondig te werk
Snelle resultaten zijn meestal geen blijvende resultaten. Als je stapsgewijs en zorgvuldig te werk wil gaan, iedereen bij het proces wil betrekken en gedetailleerde informatie vanuit de organisatie wil ophalen, kost dat tijd. Een integrale en holistische aanpak levert op de lange termijn betere en meer duurzame resultaten.
Door: Anne van Velden en Dirk Jan Durieux
