De keten knelt
Iedere onderwijsinstelling wil op tijd een mooi rooster publiceren, waar zowel de studenten als docenten blij mee zijn. Helaas komt er vaak een kink in de keten: deadlines worden niet gehaald, wijzigingen komen het hele jaar door binnen en de rechterhand weet vaak niet wat de linker doet. Hierdoor kost het hele proces van onderwijsplanning onnodig veel tijd en is er steeds eerder input nodig. Maar de kwaliteit van die input wordt minder naarmate deze eerder aangeleverd moet worden, waardoor het aantal wijzigingen toeneemt. Zo ontstaat een negatieve spiraal en de kwaliteit en stabiliteit van het rooster lijden hier structureel onder. Ondertussen heeft de organisatie de ambitie om te innoveren en om bijvoorbeeld flexibeler onderwijs aan te bieden. Maar hoe pak je dit aan als de processen niet soepel lopen?
De knelpunten in beeld
Onderwijs is continu in ontwikkeling en om te komen tot een rooster dat daar goed bij past, moet het proces zo ingericht zijn dat hier flexibel op ingespeeld kan worden. Innoveren, versnellen of kwaliteit verbeteren gaat alleen als zicht is op alle draaiende raderen en op de cruciale momenten van samenwerking en overdracht. Het in kaart brengen van deze raderen, ofwel de afzonderlijke processen die samen de keten van Onderwijsplanning vormen, is de eerste stap.
Wat is een Ketenplanning?
In een Keten van Onderwijsplanning worden afspraken vastgelegd over wanneer en door wie producten worden opgeleverd; gedetailleerde procesbeschrijvingen worden apart verder uitgewerkt. Een goede Ketenplanning maakt voor iedereen duidelijk in welke volgorde acties nodig zijn, waar de onderlinge afhankelijkheden liggen en wie verantwoordelijk is voor de diverse resultaten. Uiteindelijk staat er in een Ketenplanning veel informatie en om deze zo goed mogelijk toegankelijk te maken is een visuele weergave essentieel.
Een Ketenplanning ontwikkelen
Inventariseer de belangrijkste producten die gedurende het jaar worden opgeleverd en bekijk wat de essentiële tussenstappen en onderlinge afhankelijkheden daarvoor zijn. Zet deze ijkpunten op weekniveau in een visuele lineaire tijdlijn en geef ieder proces een passende kleur, zodat individuele processen goed te onderscheiden zijn. Bij ieder punt dat opgenomen wordt staat de actor die verantwoordelijk is, de actie of het resultaat en -als dat nodig is- de specifieke datum waarop dit gerealiseerd moet zijn.
Begin met het verzamelen van de bestaande expliciete en impliciete afspraken. Probeer daarbij meteen een eerste verbeterslag te maken en pas evidente tegenstijdigheden, zoals deadlines die elkaar overlappen of onrealistisch korte doorlooptijden, direct aan. Controversiële punten en grote aanpassingen worden vaak makkelijker doorgevoerd op basis van een eerste totale versie, omdat er tegen die tijd minder ruis zal zijn over de feitelijke situatie en mogelijkheden daarbinnen. Hou daarom een uitgebreide lijst bij van knel- en verbeterpunten en bespreek deze gedurende het proces, zodat men daar organisch al over na gaat denken.
Geef het tussentijdse resultaat steeds terug aan de mensen waarmee je spreekt, zodat men kan zien dat het een bouwwerk is dat steeds verder uitgebreid, aangepast en gestroomlijnd wordt. Als er een eerste concept ligt kan deze dienen als uitgangspunt voor verder puzzelen, waardoor er uiteindelijk een versie ligt waarin de juiste balans is gevonden tussen ambitie en realiteitszin. De eerste keer is besluitvorming tot in de top van de organisatie essentieel, zodat het belang en commitment van de organisatie zichtbaar zijn. De volgende jaren kan het ontwikkelen en vaststellen op middel managementniveau vastgesteld worden.
Hoe onderhoud je een Ketenplanning?
Als de eerste versie ontwikkeld is, wordt deze overgedragen aan de lijn. Omdat een Ketenplanning geen statisch schema is dat slechts één keer gemaakt wordt, is het noodzakelijk om overzicht te houden over het functioneren ervan. Wijs daarom één beheerder aan, die alle informatie verzamelt en verantwoordelijk is voor het proces van de jaarlijkse actualisering en goedkeuring. Als de beheerder betrokken is bij het ontwikkelproces, vergemakkelijkt dit de overgang aanzienlijk.
Zorg dat de formele route van besluitvorming vastligt en wijs één orgaan aan dat de definitieve goedkeuring geeft aan de jaarlijkse nieuwe versie van de Ketenplanning. Neem de planning en goedkeuring van de Ketenplanning óók op in de Ketenplanning. Zo is iedereen die erbij betrokken is direct op de hoogte van het tijdspad van de oplevering van de nieuwe Ketenplanning.
Denk tot slot goed na over communicatie rondom – en verspreiding van de planning. Hang eventueel proactief een grote afdruk op cruciale plekken in de organisatie.
Tips & trucs
Informatie ophalen
- Om het overzicht te bewaren is het bij de ontwikkeling van een eerste versie van belang, dat alle informatie bij één persoon terecht komt, die tevens ook de pen voert over het concept.
- Spreek mensen individueel en niet in groepssessies of via schrift. Informatie op papier heeft toelichting nodig en in groepssessies blijft veel onuitgesproken, kun je minder goed doorvragen en wordt niet iedereen gehoord. Persoonlijke contact levert meer details op en werkt betrokkenheid in de hand. Zelf krijg je gaandeweg ook meer inzicht, als je één voor één mensen spreekt.
- Spreek met mensen van alle betrokken afdelingen, op verschillende niveaus.
- Het is niet nodig om vooraf een volledige lijst te hebben met mensen die je wilt spreken. Gaandeweg kun je vragen wie aanvullend nog een goede bijdrage kan leveren.
- Neem reeds opgehaalde knel- en verbeterpunten mee in de gesprekken die je voert.
Vorm
- Maak een strakke visuele weergave waarbij in één oogopslag de planning en de samenhang tussen verschillende acties duidelijk zijn.
- Geef deelprocessen aan met kleuren die niet alle aandacht opeisen, maar ondersteunend zijn voor het visuele begrip.
- Maak naast de standaardversie ook andere weergaves. Denk bijvoorbeeld aan een lijst met acties per actor. Deelprocessen kunnen verder uitgewerkt worden door een stuk uit de planning te knippen en hierop te zoomen.
Inhoud
- Zoek een gezonde balans tussen realisme en ambitie; onhaalbare papieren deadlines ondermijnen het vertrouwen in een gezamenlijke planning.
- Maak naast de Ketenplanning ook inhoudelijk procesbeschrijvingen, een planning op hoofdlijnen is niet voldoende.
- Stel grenzen aan wat je opneemt in de Ketenplanning. De focus ligt op onderwijsplanning en daarnaast zijn uiteraard relevant: de curriculumontwikkeling, de studiegids en de daarbij behorende IT ondersteuning (deze geef je een plek onderaan het schema).
- Niet alles past altijd in een standaard overzicht. Maak desondanks één Ketenplanning die als uitgangspunt dient voor de hele organisatie. Als blijkt dat er uitzonderingen nodig zijn kunnen er altijd aparte jaarlijkse afspraken worden gemaakt over bijvoorbeeld gefaseerde implementatie of andere afwijkingen.
Tot slot
Een Keten van Onderwijsplanning heeft als functie het stroomlijnen van het proces, niet het creëren van een bureaucratische tijger. Het is een middel om meer efficiënt en effectief, en daardoor ook met meer plezier, toe te werken naar een resultaat waar men gezamenlijke trots op kan zijn. Een Ketenplanning voegt waarde toe voor docent en student, door kaders te bieden waarbinnen maximaal ruimte ontstaat voor innovatie en ontwikkeling in het onderwijs.
