Roosterwijzigingen en de tevredenheid van docent en student
Roosterwijzigingen maken dat het roosterproces veel tijd vraagt, waardoor roosterinformatie in een vroeg stadium geleverd moet worden. Daarnaast hebben ze een negatieve invloed op de kwaliteit en stabiliteit van het rooster. Beide zijn de oorzaak van onvrede bij zowel docenten als docenten.
Wel en niet te voorzien
Bij de aanpak van het terugbrengen van het aantal wijzigingsverzoeken kan een onderscheid gemaakt worden tussen wijzigingen die wel – en wijzigingen die niet te voorzien waren. Deze verdeling wijst op een potentiele vermindering van wijzigingsverzoeken: als ze redelijkerwijs te voorzien waren, kunnen ze ook worden voorkomen. Het voorkomen van roosterwijzigingen kan onder andere door het tijdig, volledig en correct aanleveren van roosterinformatie en door het controleren van het conceptrooster. Als vóóraf goed is nagedacht over het rooster kan optimaal rekening gehouden worden met eisen en wensen voor het rooster en blijft het aantal wijzigingen minimaal.
Wel en niet noodzakelijk
Een aanvullende methode om het aantal roosterwijzigingen terug te dringen is het beperken van de mogelijkheid voor het indienen van verzoeken. Bij het vaststellen van welke wijzigingsverzoeken op welk moment toegestaan zijn is het praktisch om een onderscheid te maken tussen verzoeken die wel – en verzoeken die niet noodzakelijk zijn. Of deze noodzaak ontstaan is door onvoorziene omstandigheden of door onachtzaamheid is ondergeschikt aan het onderwijs, dat doorgang moet vinden. Bovendien moeten ruimtes die bij nader inzien niet gebruikt worden, beschikbaar komen voor andere activiteiten. Hieruit komt de volgende richtlijn voort: noodzakelijke wijzigingsverzoeken worden altijd aangenomen en niet-noodzakelijke verzoeken alleen op een daarvoor aangewezen moment. Dit kan bijvoorbeeld de periode zijn waarin conceptroosters worden gecontroleerd. Noodzakelijke wijzigingsverzoeken worden altijd doorgevoerd en niet-noodzakelijke wijzigingen alleen als het rooster dat toe laat.
Wat is noodzakelijk?
Bij het bepalen of een roosterwijziging noodzakelijk kunnen twee vragen worden gesteld: is een wijziging voorwaardelijk voor het doorgaan van het onderwijs en blijft de gereserveerde ruimte zonder wijziging (grotendeels) leeg? Is het antwoord op één van deze vragen ja, dan is een roosterwijziging noodzakelijk. Met deze vragen als uitgangspunt zijn de volgende situaties aanleiding voor een roosterwijziging:
- De ruimte is te klein of te groot.
- De ruimte is niet meer, of voor een kortere tijd, nodig.
- De ruimte is fysiek niet toegankelijk voor een docent of student.
- De ruimte is ongeschikt door het ontbreken van essentiële faciliteiten.
- Er is sprake van een conflicterend onderwijsrooster voor studenten of docenten.
- De docent is niet meer beschikbaar volgens zijn/haar aanstelling.
- De docent was eerder niet bekend.
Naast deze vastgestelde situaties kan in uitzonderlijke gevallen en in overleg met betrokken partijen, door een aangewezen functionaris besloten worden dat een aanvullende situatie aanleiding is voor een noodzakelijk wijzigingsverzoek.
