Hoewel er verschillende leveranciers van roostersoftware op de markt actief zijn, zijn de geleverde roosterfuncties redelijk vergelijkbaar. In onderstaande lijst is een overzicht gemaakt van de 31 meest voorkomende en gebruikte functies van een roostersysteem. Vrijwel alle leveranciers hebben deze functies in hun systeem opgenomen.
Daarnaast zien we een sterke ontwikkeling in de mogelijkheid om systeem in te richten op het proces van de organisatie, niet andersom. Door te parametiseren en te configureren kunnen de volgende onderdelen naar eigen smaak worden ingericht: taal en gebruik termen, formulieren, velden binnen tabellen, Graphical User Interface, profielen, filters, menustructuur enz. Hierdoor kunnen twee versies van eenzelfde applicatie er geheel anders uit zien.
| Nr | Functie | Beschrijving |
| 1 | Meerjarenrooster | Deze functie biedt de mogelijkheid om in 1 database de roosters van meerdere jaren te roosteren en door te roosteren aan het einde van het academisch jaar. |
| 2 | Cloud en SAAS oplossing | Webbased applicatie, die als service wordt aangeboden. De roostergegevens worden centraal bij de leverancier gehost, conform geldende beveiligingsmaatregelen |
| 3 | Importeren van gegevensbestanden | Om (bron)-gegevens in het roostersysteem te importeren, werken diverse applicaties met de mogelijkheid om CSV of EXCELbestanden rechtstreeks in te lezen in de centrale database. Handig voor bijvoorbeeld het importeren van studenten of lokalen. |
| 4 | API koppeling Push/Pull | De nieuwere roosterapplicaties bieden de mogelijkheid om te koppelen met de bronbestanden middels een API koppeling. Daarbij pusht de database met bronbestanden gegevens naar de API van de leverancier die deze vervolgens in de correcte tabellen opslaat, of een andere database-bewerkingen doet. Deze koppeling biedt veelal ook de mogelijkheid om gegevens uit de roosterdatabase te pushen naar afnemers van andere systemen. Zo kan het studentrooster via deze koppeling gemakkelijk opgevraagd worden in het studentenportaal. |
| 5 | Rollen, gebruikers en autorisaties | De meeste leveranciers bieden een uitgebreide set aan mogelijkheden voor het inregelen van autorisaties, waarbij een fijnmazige rechtenstructuur wordt aangeboden. Rechten zijn in te stellen op diverse objecten zoals faculteit, vak, groep, lokaal, docenten enz. Het is daardoor mogelijk om de juiste autorisatie in te stellen voor een centrale of decentrale roosterafdeling. Tevens biedt deze functie de mogelijkheid om gekozen filters, kolombreedte en andere instellingen op te slaan onder het profiel van de gebruiker. |
| 6 | Lokalen | De beschikbare lokalen voor de komende roosterperiode kunnen uitgevraagd worden uit het facility management systeem of via excel ingevoerd. Per lokaal worden eigenschappen opgenomen betreffende de locatie (verdieping, gebouw), faciliteiten (beamer/krijtbord), de configuratie (vast/flex meubilair), de grootte per type activiteit tot en met aan op- en afbouw tijd etc. |
| 7 | Opleidingsprogramma’s | Opleidingsprogramma’s zijn gegroepeerde vakken die vanuit een roosterperspectief bij elkaar horen. Per opl-prog wordt informatie opgeslagen over verplichte en keuzevakken, afdeling, verantwoordelijke docent, studentgroepen en studenten, studiepunten enz. Deze informatie is afkomstig van het SIS. |
| 8 | Leerroutes | Leerroutes is een inrichting die aangeeft in welke volgorde vakken gevolgd worden voor bepaalde studentgroepen en is tevens de combinatie van verplichte en gekozen vakken voor een groep studenten. Leerroutes hebben een relatie met opleidingprogramma(s) Deze informatie is afkomstig van het SIS. |
| 9 | Vakken | Vakken, cursussen of modules zijn synoniemen voor onderwijseenheden waarvoor roosters worden ontwikkeld. Bij het binnenhalen van vakken worden tevens gegevens over de studiepunten, verantwoordelijk en betrokken (mede)docenten, alternatieve namen geïmporteerd. Modules hebben in de regel een relatie met een opleidingsprogramma(s) Deze informatie is afkomstig van het SIS. |
| 10 | Vakvarianten | Een vakvariant is zoals de naam zegt, een variant van een vak. Indien een vak twee keer per jaar wordt aangeboden, bestaat dit vak slechts eenmalig in het SIS en wordt in het roostersysteem twee varianten aangemaakt; Zo kunnen varianten aangemaakt worden op basis van de periode of semester dat het vak wordt gegeven, de doelgroep (deeltijd en voltijd studenten), het tijdstip (regulier versus avond onderwijs). Per variant kan een uniek rooster ontwikkeld worden. Deze informatie is afkomstig van het SIS. |
| 11 | Docenten | Deze functie importeert docentens die onderwijs verzorgen en gekoppeld zijn aan vakken. Diverse eigenschappen zijn in te stellen per docent, zoals de aanstelling, maximaal aantal in te roosteren lesuren enz. Deze informatie is afkomstig van het SIS. |
| 12 | Geschiktheden en beperkingen | Beperkingen en geschiktheden zijn belangrijke variabelen voor roosteraars om het proces en de output van het roosteren te optimaliseren en tegemoet te komen aan de wensen van het onderwijs. Onder geschiktheid wordt verstaan, de mogelijkheid om bepaalde objecten te kunnen groeperen en daar vervolgens kenmerken aan toe te kennen, waarbij tijdens het roosteren de roosterapplicatie rekening houdt met deze kenmerken. Beperkingen betreft de beschikbaarheid van middelen en objecten. Bij het handmatig en automatisch roosteren houdt de roosterapplicatie rekening met de geschiktheden en beperkingen. |
| 13 | Studentgroep | Studentgroepen worden aangemaakt met verschillende doelen. Enerzijds als bijzonder lesprogramma, wanneer een groep studenten lesactiviteiten van vakken in een bepaalde volgorde moet volgen (bijv. bij Geneeskunde), anderzijds als hulpmiddel bij het roosteren om zeker te stellen dat er geen roosterconflict ontstaat. Groepsmanagement is het proces van het verdelen van studenten over groepen. De meeste applicaties bieden zeer uitgebreide vorm van ondersteuning van studentgroepen en groepsmanagement |
| 14 | Studentleerroutes | Routes zijn een manier om geldige combinaties van vakken vast te leggen waar studenten op kunnen intekenen als onderdeel van een opleiding. Ze kunnen worden gebruikt voor clash-controle van geplande studentgroepen, voorafgaand aan het weten van de werkelijke inschrijvingsgegevens van studenten. Enkele leveranciers bieden deze geavanceerde planningsfeature. Bij het handmatig en automatisch roosteren houdt de roosterapplicatie rekening met leerroutes |
| 15 | Docent inzetplanning | De inzetplanning is een module die wordt gebruikt om de totale inzet van een docent te plannen. Een deel van de iznet van een docent komt in het rooster terecht (onderwijs en tentamens) en een groot deel niet. Denk bijvoorbeeld aan het voorbereiden van onderwijs, verrichten van onderzoek, nakijken van tentamens, deelname aan commissies. Deze taken kosten tijd en moeten binnen de aanstelling van een docent worden verricht. Er zijn echter niet noodzakelijkerwijs bepaalde dagen en/of tijden aan gekoppeld. |
| 16 | Docent beschikbaarheid | Deze module regelt het vastleggen van de beschikbaarheid van docenten, varierend van vaste (vrije) dagen tot het incidenteel niet beschikbaar zijn ivm externe verplichtingen of congressen etc. Bij het handmatig en automatisch roosteren houdt de roosterapplicatie rekening met de docentbeschikbaarheid. |
| 17 | Desiderata docenten | Deze module regelt het invoeren van desiderata van docenten. Bij het handmatig en automatisch roosteren houdt de roosterapplicatie rekening met de desiderata van docenten. |
| 18 | Roosterprincipes | Bij deze functie worden bepaalde onderwijslogistieke kwaliteitsregels, zoals pauzes, maximaal aantal lesuren op een dag, rustdagen tussen tentamens enz. vastgelegd. Bij het handmatig en automatisch roosteren houdt de roosterapplicatie rekening met ingevoerde roosterprincipes. |
| 19 | Aanmaken van les- en tentamenactiviteiten | Deze functie regelt het vastleggen van de les- en tentamenactiviteiten met alle relevante kenmerken. Een typische les/tentamenactiviteit kan de volgende kenmerken bevatten: Duur, type, vaste dag, vast tijdstip, dagsjabloon, grootte, welke weken, geschiktheden van lokaal, vast lokaal, uit lokalen pool, colocatie, docenten, opbouwafbouw tijd, opties voor niet clash checken op student of docent variabelen enz. . Bij het handmatig en automatisch roosteren houdt de roosterapplicatie rekening met alle ingevoerde variabelen van de aangemaakte les- en tentamenactiviteiten. Les- en tentamenactiviteiten hebben altijd een relatie met 1 of meerdere modules. |
| 20 | Roostersysteem tentamens | Deze module regelt het roosteren van de aangemaakte tentamens bij functie 19. Bij het handmatig roosteren wordt een lokaal, datum en tijdstip gekoppeld aan het tentamen. Tevens worden aangemaakte studenten en studentgroepen aan de activiteit gekoppeld. De toewijzing van surveillanten kan ook via deze module verlopen. |
| 21 | Roostersysteem lessen | Deze module regelt het roosteren van de bij functie 19 aangemaakte lesactiviteiten. Bij het handmatig roosteren wordt een lokaal, datum en tijdstip gekoppeld aan een lesmoment. Tevens kunnen aangemaakte studenten, studentgroepen leerroutes en andere objecten aan de activiteit gekoppeld. |
| 22 | Clash Checking | Onder Clash Checking wordt verstaan dat het systeem tijdens het manueel roosteren en tijdens het automatisch roosteren controleert of een geplaatste les of tentamen niet botst met vooraf ingestelde waarden. Als bij een studentgroep is ingesteld dat die alleen op vrijdag naar school komt en er wordt voor deze groep een les ingepland op een donderdag, dan zal de clash checker hiervan een waarschuwing [1]geven. Clashes kunnen genegeerd of zelfs gewaived worden, waarmee de gebruiker aangeeft dat de ontstane clash overruled wordt, m.a.w dat er een uitzondering geldt voor de regel. |
| 23 | Roosterautomaat | Deze functie biedt de mogelijkheid om roosters integraal of in delen automatisch te laten roosteren. Daarbij zoekt de roosterautomaat de best mogelijke combinatie van lokaal, tijdstip en datum gelet op de variabelen die bij functie 12 t/m18 zijn ingegeven. Veelal wordt eerst een proef-run geroosterd. De roosterautomaat zal in de regel niet alles kunnen roosteren, omdat het zal conflicteren met de regels, waarna door de roosteraar en in samenspraak met de faculteit/docenten, bekeken wordt welke regels worden versoepeld om toch een lesactiviteit of tentamen te kunnen roosteren. |
| 24 | Rooster audit | De roosteraudit functie is een rapportage die inzicht geeft in de mate waarin de roosters voldoen aan vooraf ingestelde zachte voorwaarden. Een zachte voorwaarde is bijvoorbeeld dat studenten minimaal 1 dag per week geen lessen in hun rooster hebben staan. Andere audit rapporten kijken naar inzet van studentgroepen, docenten en opleidingsprogramma’s. |
| 25 | Selfservice portaal docenten | In de selfservice portaal-functie kunnen docenten onder meer roosters bekijken, losse lokaalreserveringen aanvragen, hun beschikbaarheid ingeven, lessen ruilen enz. Hoe uitgebreid deze functie is, is afhankelijk van de leverancier. |
| 26 | Selfservice portaal studenten | Deze functie lijkt op de vorige functie en biedt studenten de mogelijkheid hun persoonlijk rooster te volgen, hierop desgewenst aanpassingen te doen, vrije lokalen te boeken enz. |
| 27 | Lokaalanalyse bezetting en benutting | Deze functie laat zien wat de bezetting en benutting van geroosterde lokalen is geweest. |
| 28 | Publicatie lessen en tentamens | Deze functie[2] laat het gepubliceerde gepersonaliseerde rooster zien en is een combinatie tussen roostergegevens en intekeningen van studenten op vakken en lessen/tentamens. |
| 29 | Reporting module | De reporting module stelt de gebruiker in staat om zelf rapporten te ontwikkelen en klaar te zetten voor breder gebruik. |
| 30 | Student aanwezigheid registratie | Deze functie biedt de mogelijkheid om middels aanvullende systemen de registratie van studenten te monitoren en te koppelen aan verwachte studentaantallen. |
| 31 | Roosterwijzigingsmodule | Deze functie biedt de mogelijkheid om (manueel) wijzigingen in het rooster te maken, waarbij alle voorwaarden in acht worden genomen waaronder een les of tentamen is gemaakt. En goede roosterwijzigingsmodule geeft de gebruiker exacte informatie waar een activiteit wel en niet naar toe verplaatst kan worden. |
[1] Het op een juiste en volledige wijze aanmaken van lessen en tentamens maakt dat de roosteraar volledig op het systeem kan vertrouwen bij het bouwen en wijzigen van het rooster. Het systeem informeert namelijk wat wel en wat niet kan.
[2] Indien deze functie niet bestaat onder functie 25 en 26. Ook wordt veelal gebruik gemaakt van externe roosterpublicatiefunctionaliteiten van MyTimetable van leverancier Eveoh.
